Manuela Moro: “Hay que integrar el sistema de gestión de documentos en los modelos de gestión de las organizaciones para dar visibilidad y valor añadido a la información”
Moro destacó, a través de una comparativa entre la gestión de la información actual y la de 15 años atrás, cómo el archivo se ha convertido en un recurso estratégico para la empresa y cada vez se valora más la gestión de los sistemas de información. En este sentido, hizo un repaso de los grandes cambios que se han producido en la sociedad como el crecimiento exponencial de los datos y la velocidad de los ciclos de negocio, lo cual ha desembocado en una necesidad por parte de las empresas de gestionar la información de forma ágil. Asimismo, puso de relieve las amenazas de la era actual: la seguridad y la protección de datos.
Por estas razones, Manuela Moro apeló a una gestión rápida e inteligente en las organizaciones que permita la innovación a través de la implantación de un sistema de gestión normalizado según la norma ISO 30300 del tipo MSS (Management System Standard), en el que se incluye un enfoque del cliente, liderazgo y responsabilidad, perspectiva del procesos de negocio y mejora continuada, entre otros aspectos. Este modelo debe ser compatible con el resto de sistemas MSS existentes, de tal forma que cubra los requisitos de calidad y excelencia, seguridad o medio ambiente. En este sentido, Moro habló de “deslocalización del archivo”, es decir, un archivo armonizado con los diferentes modelos de gestión de la empresa y presente en todos los niveles de la organización.
Navarro defiende una nueva gestión del archivo como elemento clave en la generación de valor añadido para las empresas
Conseguir que el archivo sea un elemento clave en la generación de valor añadido para una empresa, que dote a los profesionales de este ámbito de una nueva vertiente laboral y se integrr en los procesos de generación de conocimiento estratégico son algunas de las propuestas planteadas por el profesor Diego Navarro de la Universidad Carlos III de Madrid, en la segunda de las conferencias del curso de verano “Archivos de empresa, al rescate (entre la gestión de la calidad y la memoria)” que ha empezado el miércoles 6 de julio de 2011 en la Universitat Jaume I.
El director del Instituto Juan Velázquez de Velasco de Investigación en Inteligencia para la Seguridad y la Defensa ha explicado que la inteligencia competitiva, aquella que se realiza para obtener información y conocimiento sobre el entorno en el que se desarrolla la actividad empresarial, es una magnífica oportunidad para aumentar las salidas laborales de este colectivo, al incorporarlo a un equipo de trabajo más amplio que tendría como principal objetivo la gestión documental.
En opinión del profesor Navarro, este planteamiento permitiría generar un valor añadido a las empresas, y aprovechar la gran capacidad de las fuentes de información actuales para generar conocimiento al servicio de la empresa. Por este motivo sería importante -según Navarro- que el personal archivístico formara parte del plan estratégico de la empresa y “aportara una visión global de todos de los procesos de negocio registrados documentalmente”.
El objetivo sería que los profesionales de este ámbito planificaron y adoptaron medidas para mantener la competitividad de las empresas que trabajan, mediante el procesamiento (búsqueda y análisis) de fuentes abiertas de información que permitieran caracterizar la realidad económica, cultural, legal y tecnológica del entorno y de los agentes que actúan en ella. Esto convertiría la información en estudios prospectivos que serían un elemento clave en el proceso de toma de decisiones.
Para iniciarse en este tema habría que tener en cuenta el decálogo de M. Alain Juillet en el que se aconseja estudiar las necesidades de información de todas las personas que forman la empresa, comprobar el grado de satisfacción de los destinatarios de la información, proteger sus conocimientos e información confidencial o difundir la información en el momento oportuno.
