La archivera de la UJI asegura que la digitalización es asumible desde cualquier archivo y además otorga un valor añadido
Lidón París ha asegurado que un proyecto de digitalización “es asumible desde cualquier archivo, siempre adaptándolo a las necesidades de los usuarios y otorga un valor añadido al archivo en general, no solo al fondo que se realiza, sino al resto del archivo, ya que da mucha visibilidad y nos acerca al usuario, que es el principal objetivo”.
La archivera de la Universitat Jaume I ha impartido la quinta de las conferencias del curso de verano “Los archivos: ¿la memoria... perdida?” bajo el título “Vale más prevenir que curar: proyectos digitales para la preservación y difusión del patrimonio documental” que se desarrolla en el Hotel Orange de Benicàssim durante esta semana.
Realizar es convertir un elemento físico (un mapa, una fotografía, un documento, un libro, etcétera) en un objeto digital que permite preservar la información (mediante la copia); evitar la manipulación del original o difundirlo por medio de la red.
Antes de iniciar la digitalización de una serie documental hay que tener claros los objetivos y realizar una planificación incluyendo puntos como los objetivos, el tipo de usuarios y sus necesidades, la infraestructura que se necesita (escáneres, software, ordenadores), el número de personas que participarán o los recursos económicos de los que se dispone. Además es importante dejar cerrado el tema de los derechos de autor (con convenios o contratos), así como establecer un calendario.
La responsable del archivo universitario ha mencionado que en la red se pueden encontrar diferentes documentos con pautas y estándares internacionales de trabajo, como el de la web del Ministerio de Cultura y que también se pueden obtener ayudas de las administraciones públicas.
La digitalización se inicia con la captura de imágenes de los elementos a realizar, creando un fichero máster o de conservación, que posteriormente será convertido en un fichero más ligero para su consulta. París ha recalcado que uno de los procesos más importantes es la asignación de metadatos (datos de datos) que sirven para ofrecer información sobre el objeto digital y también para su búsqueda, como hace el portal Europeana, que realiza búsquedas colectivas entre las colecciones culturales de Europa.
En su opinión, la digitalización permite por una parte preservar el testimonio de las actividades individuales y colectivas, y por la otra facilita el acceso de cualquiera usuario; y si la documentación está en la red, el acceso desde cualquier parte del mundo.
