Trabajadores del Centro Especial de Empleo del IVAS participan en un curso de gestión documental
En julio se ha llevado a cabo la primera edición y se ha previsto hacer nuevas ediciones dentro del plan de formación continua y específica del IVAS
El objetivo es ampliar los conocimientos de gestión y tratamiento de archivos en legislación, diseño, nuevas herramientas, digitalización y escaneo
El 78% de la plantilla de este centro tiene algún tipo de diversidad funcional: sensorial, física o intelectual
Trece operarios con diversidad funcional del Área de Gestión Documental del Centro Especial de Empleo, perteneciente al Instituto Valenciano de Acción Social (IVAS), han participado durante el pasado mes de julio en un curso de formación para ampliar conocimientos en gestión y tratamiento de archivos. Por otra parte, seis encargados de producción también están recibiendo formación específica en esta materia.
El curso se ha desarrollado en una edición de 30 horas, repartidas en sesiones de tres horas con contenido teórico y prácticas, y se ha previsto hacer nuevas ediciones dentro del Plan de Formación continua y específica del IVAS.
En las clases, que han sido impartidas por una empresa especializada en gestores documentales, los trabajadores del Área de Gestión Documental del CEE han recibido formación sobre gestión y tratamiento de archivos centrándose en la legislación vigente sobre tratamiento de documentos, el diseño de sistemas de gestión documental, conocimiento de las herramientas existentes en el mercado relacionadas con la digitalización y escaneo de documentos, captura de datos y Bases de Datos.
El Centro Especial de Empleo forma parte de la cartera de servicios del IVAS en la provincia de Valencia y tiene por objeto la inserción social y laboral de personas con diversidad funcional. De los 125 trabajadores que forman la plantilla, el 78% tiene algún tipo de diversidad funcional (sensorial, física o intelectual).
El personal se distribuye en las siguientes áreas productivas: Artes Gráficas, Gestión Documental, Prestación de Servicios, Centro de gestión e-formación INTERNAUTA, Manipulado Industrial y Jardinería-Vivero Garden.
Departamento en expansión
Tras dos años de funcionamiento del Área de Gestión Documental, el Centro Especial de Empleo del Instituto Valenciano de Acción Social se pone a la vanguardia de procedimientos novedosos que contribuyen a mejorar su proyección empresarial. Este hecho puede favorecer la contratación de personas con diversidad funcional en su plantilla y supone un ahorro en tiempo, esfuerzo y dinero para las empresas e instituciones que utilicen este servicio.
El concepto de la oficina sin papel está cobrando cada vez más auge debido a las facilidades que otorga la digitalización de documentos, una herramienta que no sólo está dirigida a las empresas ya que se puede utilizar para facilitar el acceso a los archivos en instituciones educativas, bancos, compañías de seguros, bibliotecas, hoteles, dependencias gubernamentales, farmacéuticas, entre otras.
La sustitución del uso del papel para el almacenamiento de archivos por imágenes digitales aporta muchas ventajas, entre ellas, que la información puede ser consultada con rapidez, sin riesgos de deterioro ni extravío. Además, los archivos pueden guardarse con un nivel de seguridad mayor, cada usuario puede tener su contraseña y se limita el acceso a los archivos para tener un mejor control de los datos.
En este departamento se efectúa la guarda y custodia de archivos y diversa documentación que es cedida para tal fin por los clientes que han contratado estos servicios. También, se llevan a cabo otras actividades como son la digitalización, escaneado e indexación de documentos, envíos y traslados de expedientes mediante valija diaria a distintos puntos de entrega, así como emisión y personalización de tarjetas.
