El Ayuntamiento dispuesto a que no se reproduzcan errores del pasado en materia documental y archivística

El Ayuntamiento de Burriana, por segundo año consecutivo, ha contratado a una empresa para digitalizar todos los libros de actas de los Plenos del Ayuntamiento desde 1923 hasta 1995, año en el que ya se inició la informatización de este tipo de documentos. Con anterioridad a 1923 no existe archivo; desapareció primero en las guerras Carlistas y lo que quedaba en la Guerra Civil. También se perdieron algunos documentos en fechas recientes, cuando el Ayuntamiento se trasladó temporalmente a finales de la década de los ochenta al Jardín del Beso, mientras se construía la nueva Casa Consistorial. Lo poco que se ha conservado, como las actas del periodo de la dictadura de Primo de Rivera, se conservó en el museo arqueológico que dirigía Norberto Mesado.

La administración local está dispuesta a hacer propósito de enmienda, pues Burriana, pese a su relevante pasado, nunca ha cuidado su patrimonio documental y archivístico, hasta el punto de tener que recomponer su historia partiendo de otros archivos.

En 2008 ya se digitalizaron los libros de actas del Ayuntamiento Pleno y los de la Comisión Municipal Permanente desde 1923 hasta 1955.

Las actas de sesiones del Pleno del Ayuntamiento constituyen la serie documental más importante, ya que son testimonio de las actividades, derechos y deberes del municipio y de sus habitantes.

Dentro del Fondo Municipal hay que destacar que según el registro de consultas efectuadas en el Archivo Municipal, hasta la fecha, la documentación más consultada son actas del Pleno y de la Comisión Municipal Permanente. Además, la práctica totalidad de usuarios que efectuaron estas consultas solicitaron fotocopias de la documentación. Al tratarse de libros encuadernados, el proceso de reprografía produce el deterioro de la documentación, principalmente el desprendimiento de las páginas.

La digitalización de la documentación del archivo supone varias ventajas: se evita el deterioro y pérdida de los documentos originales al consultarlos o reproducirlos. Varios usuarios pueden consultar simultáneamente los mismos documentos. Se ahorra el tiempo del traslado y de la búsqueda manual de los documentos. Se ahorra el papel y demás elementos del proceso de reprografía en caso de proporcionar la copia en soporte digital, aunque las imágenes también pueden imprimirse si se desea. Y sobre todo, las copias digitales sirven de copia de seguridad de los documentos.

Los libros de actas que se están digitalizando están manuscritos hasta 1984; desde 1985 a 1987 mecanografiados, y desde 1988 a 1994 impresos con impresora matricial, aunque no se conservan los soportes informáticos y la tinta está empezando a decolorarse. Desde 1995 ya se encuentran en soporte informático consultable con los equipos actuales, por lo que ya no es necesario su digitalización.

El resultado de este proceso serán aproximadamente unas 12.000 imágenes. El trabajo ha sido encargado a una empresa externa especializada, que cumple con los requisitos establecidos por la Conselleria de Cultura para la concesión de ayudas para la digitalización de documentos de los archivos municipales. La digitalización se realiza con un sistema de captura (escáner) aéreo y abierto.

Las imágenes digitalizadas incluirán los correspondientes metadatos en un formato estándar para su identificación individualizada, de acuerdo con el instrumento de descripción proporcionado por el archivo. El resultado será un master en formato TIFF que haga posible la preservación del original y la obtención de copias en el mismo formato o en otros para usos diversos, y de dos copias, que se destinarán a la consulta, y se realizarán en formato JPEG con calidad de imagen alta y compresión baja.

La consignación presupuestaria para este proyecto son 5.500 euros, de los que la Conselleria de Cultura ha concedido una subvención del 59 %.